怎样从零基础学习EXCEL?

2016-12-03 19:28:45来源:作者:人点击

   怎样从零基础学习EXCEL?

         后来工作会对你的数据处理能力提出要求(除非你懒,错过了那么好的学习机会)。可能开始的时候,你会发现一个函数能自动计算求和(sum),能算平均数(average),你就很开心了。接下来你会发现经常要从一个表里面寻找另一个表里面的内容(vlookup就很有用),有时候很多要做条件(if函数就很有用)。

  其实到这里就能解决大概80%的工作问题了。就几个函数不会很难吧,特别是当你发现以前要好久的时间,现在很快就完成了。至于以后的深入学习就看你的工作是否有这种需求了。

  另外,好多朋友会说,我在用的Excel版本低,再学习高版本会不会很难?其实,excel各个版本的核心没有变化,不用太紧张,变化的只是使用更方便,比如以前要两步的,现在只要一步。

  要成长,动力来自自我激励,就是实际感受到excel给你带来的一点点的效率累计。多上专业网站,比如Office办公助手网(www.officezhushou.com)。

  函数应用是Excel的基础,看似很困难实际你只要安下心来,耐住性子一步步分析,也并不是很难。我一般的面对多层函数嵌套的,研究起来都是把最里面的一层取出来,放在新单元格看结果,然后在旁边的单元格加一层再看结果,以此类推直至达到与多层嵌套完全一致,如此这个函数也就搞明白了。也有朋友习惯从最外层作分析的,因人而异,看习惯。

  有些数组公式的也可以如此操作,不过新单元格就要变成一个区域来放置数组,然后逐步看结果了。对于某些引用较多的数组这种策略比较无奈,只有老老实实的分析数组的功用,理解其中的巧妙思路。

  如果最后仍然无法对Excel产生兴趣,索性就别想这个了。学习Excel的根本目是在处理问题时用更少的时间,比其他人做的更正确,换句话说这是一种完美的的偷懒解决策略。

  为了以后可以“偷懒”,而又绝不会犯错,学习Excel吧,这个动机持久而强劲,当你攻克函数后,求而不得的兴趣说不定就来了。

  对于Excel的整理技巧而言,其实都在于你对思路的整理。下面再说说Excel数据整理的问题:

  一、一个次序混乱的表格是不是就是一个坏表格?

  答案是:不一定。

  举个例子。行政部有个表格,用于记录客户礼品的采购和发放。很多人的思路是设置很多列,分别记录每种礼品的购入数量、领取人、领取数量、当前库存。

  但这个思路是不科学的,甚至根本是写不出这个表格的。正确的表格就是像记流水账那样,把每个事件(今天买了什么、买了几个,今天谁领走什么、领走几个)忠实地记录下来,看上去乱乱的,但却可以在另一个sheet中通过函数、公式随时得到想要知道的数据,或者使用数据透视表快速从不同角度进行分析汇总。

  下面这个图,就是传说中的流水账:

怎样从零基础学习EXCEL?   第七城市

  二、怎样把一个烂烂的表格规范化

  第零步,先做个备份。以免在后续改动中改了不该改的东西。

  第一步,考察表格结构,不合理的地方重新动刀子。但实际工作中有可能没那么理想,因为原始数据不是你采集的,即便看到数据结构不合适(尤其是缺内容),也只能干瞪眼,有必要同时又可能的话,打回对方重写。

  第二步,统一行高、列宽、字体、字号、对齐方式,不对内容做任何更改,做这一步的目的仅仅是为了让自己能在后续步骤中看着舒服。

  第三步,审核计算公式的统一性。有没有计算错误?有没有引用错误?这一点至关重要,马虎不得。

  第四步,审核数据格式的统一性。比如显示上是8,但其实是8.2,因为单元格格式给设成只显示整数部分了。再比如文本格式的8和数字格式的8是有区别的。

  做完以上,大体上就是一份清爽的表格了,如果需要的话,再检查以下方面(包括但不限于):

  1、数据的正确性(有效性)。比如人数居然出现了小数、手机号码不是11位、员工出生日期是1902年……

  2、重复数据,比如一份图书清单中,相同的某图书出现了多次,应该合并。

  3、公式的优化,比如L2=A2+B2+C2+D2+E2+F2+G2+H2+I2+J2+K2,通常是作者一个格一个格去点击的,备不住中间某一次就少点击一个,应该改成L2=SUM(A2:K2)。即便是L2=A2+C2+E2+G2+I2+K2这种中间隔着相加的,通常也都可以通过SUMIF函数来实现,而不必看上去那么一长串。

  最后要说的是,以上所有这些都不需要肉眼逐格去审,都可以通过公式、函数、菜单功能来实现。花一段时间学习十几个常用函数和菜单功能,就能在后面的应用中轻松把时间赚回来,投入产出比是1:100。

  最后一点,也是职场新人最关心的问题:

  怎么减少excel中的错误?

  1、勤备份:当你发现你做的修改还不如不改,这时候你为恢复上一版本数据而流的汗,都是当初没备份就改动数据时脑子里进的水。

  2、设置校验:在几个重要节点或者几个关键数值那里设置校验,每次改动都注意看校验值是否归0。

  3、减少手工录入:除原始数据以外,其他均是计算所得。原始数据能拷贝就不手工录入。

  4、统一:数据格式统一,计算公式统一。

  5、擅用辅助列:把一些复杂的计算拆分成几步,便于查错。多出来的一些列在表格完成时隐藏掉,这一招特别有用哈,千万不要怕麻烦。

  6、擅用数据有效性、重复数据检查、带条件的显示格式、单元格注释等辅助手段。

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