文档协作中分配文档的操作方法

2016-12-06 19:15:26来源:作者:人点击

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文档协作中分配文档的操作方法

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  图1 文档的拆分与合并

  可以通过如下步骤轻松地将一个主文档分割成几个独立的子文档:

  1、打开主文档,单击状态栏右侧的【大纲视图】按钮切换到大纲视图。如图2所示。

切换到大纲视图

  图2 切换到大纲视图

  2、在打开的“大纲”选项卡中,单击“主控文档”选项组中的【显示文档】按钮将“主控文档”选项组展开。如图3所示。

展开“主控文档”选项组

  图3 展开“主控文档”选项组

3、单击标题左侧的分组符号(

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)选中需要拆分到子文档中的标题和文本,单击“主控文档”选项组中的【创建】按钮将所选内容创建为一个独立的子文档。创建完成后,系统会将该部分用虚线框标出。如图 4所示。

创建子文档

  图 4 创建子文档

  4、用同样的方法在主文档中创建其他子文档,将主文档拆分成几个独立的部分。

  5、单击【Office按钮】,执行【另存为】命令,在随即打开的“另存为”对话框中输入主文档的文件名,然后单击【保存】按钮即可保存新的主文档和其子文档。如图 5所示。‘

保存文档

  图 5 保存文档

  Word将自动为子文档命名,保存后的主文档和其子文档如图 6所示(其中“用户手册”为主文档,其余5个为子文档)。

主控文档和其子文档

  图 6 主控文档和其子文档

  当每个子文档分别由不同作者编写完成后,将他们再次合并到主文档的步骤如下:

  (1)将各个子文档放在原来的目录下。

  (2)打开主控文档(此例中的“用户手册”即为主控文档)。

(3)单击状态栏右侧的【大纲视图】按钮(

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)打开大纲视图。

  (4)单击“主控文档”选项组中的【显示文档】按钮将“主控文档”选项组展开。

  (5)单击【展开子文档】按钮将主控文档中的子文档链接展开。这样就可以在打开的主控文档中看到由各个作者编写的子文档了。如图 7所示。

展开子文档

  图 7 展开子文档

  6、选中这些子文档,单击“主控文档”选项组中的【取消链接】按钮,这时,划分各个子文档的虚线框就会消失,各个子文档又重新合并到了主控文档中。如图 8所示。

在主控文档中去取消各子文档的链接

  图 8 在主控文档中去取消各子文档的链接

  7、再次保存文档,此时这些子文档又重新合并到原来的主文档中了。

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