Word制作商务邀请函时怎么批量加入客户信息

2016-12-13 19:35:04来源:作者:人点击

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   Word制作商务邀请函时怎么批量加入客户信息

          选择联系人

  利用Word 2010中强大的“邮件合并”功能,小黄可以在客户邀请函中轻松将存储在Outlook联系人中的客户批量添加过来。

  1. 在制作好的客户邀请函文档中,切换到“邮件”选项卡,在“开始邮件合并”选项组中,单击【选择收件人】按钮,并在随即打开的下拉列表中执行【从Outlook联系人中选择】命令,如图1所示。

在使用Word制作商务邀请函时批量加入客户信息的方法

  图1 从Outlook联系人中选择

  2. 在随即打开的“选择联系人”对话框中,选中Outlook中的“客户”联系人列表(前提是已经在Outlook中创建了“客户”联系人文件夹),然后单击【确定】按钮,如图2所示。

在使用Word制作商务邀请函时批量加入客户信息的方法

  图2 选中联系人列表

  3. 在随即进入的“邮件合并收件人”对话框中,可以看到从Outlook中导入进来的所有客户信息。不过,小黄只想给“经理”和“总经理”级别的客户发送邀请函,所以他需要在“调整收件人列表”选项区域中,单击的“筛选”文本链接,以筛选符合条件的客户,如图3所示。

在使用Word制作商务邀请函时批量加入客户信息的方法

  图3 筛选客户

  4. 在随即打开的“筛选和排序”对话框中,将“域”设置为“职称”,“比较关系”设置为“包含”,“比较对象”设置为“经理”,或者“总经理”,如图4所示。

在使用Word制作商务邀请函时批量加入客户信息的方法

  图4 筛选条件

  5. 单击【确定】按钮关闭“筛选和排序”对话框后,在“邮件合并收件人”对话框中就只剩“经理”和“总经理”级别的客户了。可以在收件人列表框中,通过向右拖动水平滚动条,来查看“职称”列中的信息,进行确认,如图5所示。

在使用Word制作商务邀请函时批量加入客户信息的方法

  图5 查看职称

  6. 最后,单击【确定】按钮关闭“邮件合并收件人”对话框,联系人添加完成。

  插入合并域

  将Outlook中的客户信息导入到邀请函文档中后,客户信息并不会自动显示在正文中,需要通过“插入合并域”的方式来显示客户的相关信息。

  1. 首先,将光标定位到需要显示客户姓名的位置上,然后在“邮件”选项卡的“编写和插入域”选项组中,单击“插入合并域”下三角按钮,在随即打开的下拉列表中单击“名”选项,如图6所示。

在使用Word制作商务邀请函时批量加入客户信息的方法

  图6 插入名

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