具透 | 加入「团队协作」功能的 iWork,可能真的要提高生产力了

2016-09-28 09:45:09来源:作者:少数派人点击

如果你打开更新过的 Pages、Keynote 或 Numbers,首先展示就是新加入的协作功能。对这项新功能的熟悉,我们也直接从一次协作开始!

协作开始前,你需要知道的

协作工具是为团队而准备的,iWork 通过分享 文档的链接 来邀请成员加入编辑文档,而在分享链接之前,你可以通过设置不同的访问方式和读写权限,来应对不同的团队合作场景。

iWork 文档协作的访问方式分为: 仅我邀请的人 任何拥有链接的人

两者一个是需单独发送链接邀请,另一个是不限特定人,只要点击链接就可以加入。除此之外,还有一些 隐藏的区别:

在文档的访问方式为「仅为我邀请的人」时,文档的拥有者(创建者)可以灵活的修改 每个成员的读写权限( 预览还是可以编辑),以及 让某个成员离开文档 。 而如果访问方式选成「任何拥有链接的人」,就只能同时调整所有成员的读写权限,且不能让特定成员离开,只能终止共享。 当你想把文档的访问方式从「任何拥有链接的人」切换到「仅为我邀请的人」时,会把所有成员删除,需要之后重新邀请回来。

好了,根据自己的需求选定了文档访问方式之后,将链接分享出去,看到信息窗口成员名后的彩色标记亮起,就意味你们可以开始同时编辑文档了。

相隔千里,就像同处一间办公室

协作功能的出发点是希望团队成员间能 同时 在一份文档上工作,节省时间和沟通成本。要想获得预期的效果,就得保证体验上的顺畅。

编辑协作文档和之前单独编辑一份文档没什么不同,你可以保持你之前的使用软件的习惯。不同的是文档中多出了其他成员修改文档的痕迹。同一份文档中, 不同成员的光标所在之处会用相应的颜色 (忘了的话可以在协作信息窗口中查看) 标示出来,以免成员间在同一处编辑,造成文档冲突。

其次值得关注的是「 批注与修改 」面板。每个成员对文档的每次编辑或是评论,都会出现在这个面板。

不同于其他协作软件中类似面板只起到汇聚信息的作用,iWork 中可以对每一次编辑选择「接受」或是「删除」,以此保证虽然是多人协作同一份文档,但是不会出现修改给替换掉,又或者是成员间编辑的冲突。要知道多人协作最怕出现混乱无序还没法回复的局面。

最后是正文界面,你也可以调整不同的视图,选择查看同伴间的修改,或是只看一份完整干净的文稿。

选苹果还是谷歌,其实是风格之争

不论是苹果还是谷歌的文档协作,都想给人一种「实时」的感觉。两者看似功能相似,但是 iWork 协作 不支持离线编辑 ,而且还 限制了一部分功能 ,粗看 Google Docs 从功能上要强大很多。要想真正对比两者的差异,先要试着理解下 CAP 理论 。

CAP 理论描述的是基于网络的数据共享系统 ( 文档协作即是如此 ),数据的一致性、可用性和分区存在只能三取其二,简单的说, 真正的 文档实时协作是不可能。如果有用过协作类的软件,常会遇到所谓的「文档冲突」,需要手动的再去编辑文档。所以产品设计师会在一致性 (所有设备的文档同时保持一致) 和可用性 (用户能不能实时编辑文档) 间做取舍。

Google Docs 早已推出的共享文档功能就是典型的 保证可用性而牺牲了一定程度一致性 的例子。Google Docs 文档 可以离线 编辑,而且在编辑内容上也不做过多限制,可以说,共享状态下的 Google Docs 和非共享的文档编辑起来没什么两样。

潜在的问题就是不同地方的文档可能不一致,例如离线过后的文档与最新文档的合并问题。不过似乎这个问题并不严重,其实这是 Google Docs 强大的「历史版本」功能的功劳。Google Docs 自动依据修改时间和算法合并出文档的最新版本,而详细的历史版本使得用户在发现文档不正确合并时,还有后悔药可以吃。所以可以大胆的提供离线功能。

而 iWork 其实是首要保证 文档的一致性 ,在不同的设备上都能保持一致,而且不需要使用者自己去调整。所以限制了一部分编辑功能 (例如自动生成目录) ,也放弃了离线功能,再辅以之前提到的在「批准与修改」中的「接受或拒绝」修改的功能,使得尽可能的避免的出现文档冲突这种烦心的场面。

当然,一致性与可用性不是非黑即白的选择,除了这两家,还有 Office 和石墨文档等产品,就是在这之间做取舍。不过Google Docs 在这方面就是正面的例子,在两者间取得了极好的平衡。iWork 目前缺少离线编辑,是十足的遗憾。尽管一如苹果的风格使得产品很易用,但是还是希望能进一步增强协作这个功能。不过如果根据自己的实际情况和需要,再去选择相应的协作工具,才会最大限度激发生产力。

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