被邮件淹没的你,可以用 Mac 原生邮箱的规则进行半自动处理

2017-12-30 11:20:59来源:https://sspai.com/post/42533作者:少数派人点击

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早晨,我例行整理邮箱,瞥见了 180 封未处理的提醒(本周)。我没有打开过其中的任何一封,不过我也没有因此错过任何任务、验证信息或优惠订阅,因为我有一套半自动化的处理流程。


@子不语Rex 的文章 中提到了 FEAST 法则,我在读到之前没有发觉自己就在用类似的方式处理邮件,即「把邮件当作任务来处理」;而邮件一多,我就通过 Mac 原生邮箱规则半自动做整理,达到这样的效果:


减少干扰
及时处理
减少停留
不遗漏

和任务管理类似,我按照文件夹和旗标(标签)来整理邮箱,通过邮件的不同特征,把它们分类保管,同时能打上标签、以便快速挑拣。这篇文章就借用子不语君的思路,汇集我在使用的邮件半自动化处理方法。





不同类型的邮件,进行不同的操作


前期准备:汇集邮件

可能你也和我一样,有不止一个邮箱,那么在拜托原生邮箱帮我们整理之前,就要先将各处的邮件汇集起来。原邮箱支持的账号类型很多,我直接往里面添加了自己所有的邮箱地址。


:eyes:提示:在用 Mail 组织邮件之前,能退订的无用邮件就尽量退订。
降低干扰:过滤、弱化

过滤掉的信息就是绝对不会去看的广告,而需要弱化的则是来自团队协作工具的提醒,一般我就拿后者当 BB 机提醒,看到邮件直奔对应应用。至于为什么不打开各个协作应用的通知,无非是想集中在一个应用里差查看提醒。


下面展示的,是对多数用户更具参考意义的广告过滤。原生邮箱也好,Outlook 也罢,自带规则常常有误判的情况,我们还是根据自己的情况人工建立规则为好。





过滤


规则设置位于邮箱设置最后一项,由描述(规则名)、条件和需执行的操作三部分组成, 条件可以有一组,操作也可以执行多个 。在条件设置中你可以看见我屏蔽了三个发件人(民航局、网易和一个寻宝游戏),之后执行的操作就是移到垃圾桶。


:exclamation:️重要提示:如果你发现自己的规则不奏效, 就添加一条「停止评估规则」的操作。


我列出的都是退订不了的纯垃圾邮件。它们多数来自电商平台,以严选的广告为甚。据 坊间传言 称,非网易邮箱用户无法退订,我也确受其害。过滤治标可惜不治本,如果你需要在电商平台留下邮箱地址,请尽可能申请一个专用于接收垃圾信息的邮箱。


用完就存:自动归档

归档的作用在于尽可能地清理收件箱,为它腾出更多的空间。具体步骤是 先归档,让无需继续关注的邮件离开收件箱;定期清理,删除无需继续保存的邮件。


这些是需要即时存档的几类邮件:


应用激活码、授权
购物发票、维修凭证
验证、激活邮件
有纪念意义的邮件

除了最后一项的特征飘忽不定、需要手动整理,其他几类都可以总结出规律,设置规则实现自动归档。比如 App Store 的购买凭证,固定格式为来自「Apple」、标题为「Apple 提供的收据」(英文为:Your invoice from Apple);而 Steam 的消费单据有着「Thank you for your purchase」抬头,都很规范,我为此设置了一系列规则来处理它们。





归档


至于一些不在 App Store 上架的应用,它们发来的邮件一般是马上要用的激活码,就得手动归档。


可以即时处理掉的邮件都会进入归档文件夹,但是有的邮件(例如激活邮件)是不需要长期保存的,在归档箱里屁股还没坐热,它们就会被定期清除。





清理


这里还有一类特例:机票出票邮件。上面有着重要的行程信息,值得归档,但是要先用下文的「流转」创建一个日程,让查看、提醒行程更方便。


��️删除还是归档?

如果你每周只有个位数的邮件,我觉得你任由它们在收件箱里自生自灭都没关系;但是你像我一样每天几十封的话, 建议所有可能有用的邮件都要先归档再定期删除 。


合理规划:稍后处理

归档邮件是一件很愉快的事,就像划掉一项项的任务;但事实是我们很难当即回复或完成邮件里分配的任务, 所以需要把「待稍后处理」的邮件标注出来 。


有的邮件涉及的事情,最终还是需要在原生邮箱里解决——比如对方在等待你回复。我经常用邮件和开发者交流,他们的回信一般都有标准的「Re」或「回复」抬头,所以这条规则就是给需要回复的邮件打标签的:





回信


另有一些邮件里的任务,只是提醒我「别忘了这件事」,我不需要回信,那么就进入第五步「流转」,为此设置任务, 避免它呆在收件箱里分散我的注意力 。


减少停留:流转到其他应用

邮箱是一个消息的收发中心,但是更专门的事情——添加日历、任务管理,就应该打开专门的应用,避免浪费时间在原生邮箱糟糕的输入体验上。好消息是并非总要手动复制日程、任务,我写了一个自动发送任务到 TaskPaper 的规则,可以将少数派的编辑任务自动发送过去:





添加这个规则的方式也很简单,最大的改动就是把一条普通规则的最后一步改为「run AppleScript」。





任务


相关脚本我会在后续关于 TaskPaper 的文章里详细说明,这里放出一个简化版的 链接 。


如果你在使用 2Do ,官方也提供了一个 自动添加任务的脚本 。至于 Things、OmniFocus 或原生 Reminder 的用户,同样可以通过 AppleScript 来完成添加,但是我并非这些工具的用户,暂不代劳了 :P


另外还有一类邮件,比如机票出票信息,需要把内容安排进日历。原生邮箱自带了 添加日程的功能 ,还是比较靠谱的。


小结

其实你已经发现,这套处理流程总是留一招兜底的手动处理操作,原因不外乎我们总是遇到格式无法预料的邮件。


对于那些你常常使用的服务(像是 App Store),大可为它们设置一套自动化规则;而你所在团队像我这里一样讲究邮件格式的话,也能让邮件处理轻松得多。幸运的是,我作为一个处理大量邮件的人,遇到的多数邮件都很规范,才能实践这一套流程。


鉴于上述局限,我也只敢称自己的方法为「半自动」;另外,不同于 iOS 的原生邮箱,Mail 需要保持开启才能接收邮件,所以不一定人人都喜欢用自带邮箱。所以我的方法权作抛砖引玉,希望读者能摸索一下自己所用邮箱 App 有哪些自动化功能,试着用它们简化邮件的处理。


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